COMITÉ ADMINISTRACIÓN:

Hemos desarrollado una serie de descripciones que tienen que ver con una Auditoría en un Edificio o Condominio Premium, orientada para los comités de administración que gestionan las directrices en una comunidad y a su vez solicitar un servicio 100% profesional.

1.- QUE ES UNA AUDITORIA:

La auditoría, en general es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas. La auditoría tiene como objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativo-contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativo-contables que procedan.

2.- LA AUDITORIA Y LA CONTABILIDAD:

La auditoría está estrechamente relacionada con la contabilidad. La contabilidad tiene como misión la recogida, clasificación, resumen y comunicación de las transacciones económicas y financieras a parte de ciertas situaciones cuantificables de la comunidad. La auditoría, en cambio, no se preocupa de registrar, resumir, presentar ni de comunicar dichas transacciones; su objetivo fundamental es revisarla forma en la cual las transacciones y situaciones económico-financieras que afectan a la comunidad han sido tanto medidas como comunicadas. Asimismo es tarea de la auditoría determinar la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y de las políticas y procedimientos operativos existentes; en definitiva la auditoría cubre todas las funciones de revisión, utilizando a la contabilidad como el vehículo más idóneo para realizarla.

3.- DEFINICIÓN DE AUDITORIA EXTERNA:

La auditoría externa se puede definir como los métodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una Comunidad. Se trata de dar carácter público, mediante la revisión, a unos estados financieros que en principio eran privados. En los Edificio y Condominios, en los últimos años, se ha generalizado la necesidad de la auditoría externa, como una exigencia de la propia dinámica y de la sociedad en general.

4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORIA EXTERNA:

• Proporcionar al Comité de Administración y Copropietarios los estados financieros certificados por una entidad independiente e imparcial.

• Proporcionar asesoramiento al Comité de Administración en materia de sistemas contables y financieros, procedimientos de organización y otras numerosas fases de la operatoria de una empresa.

• Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y clasificación crediticia.

• Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales.

• Liberar implícitamente al Comité de Administración de sus responsabilidades de gestión.

5.- LOS DISTINTOS ENFOQUES DE LA AUDITORÍA EXTERNA:

Según el objetivo que se persiga o en función de la importancia que se dé a ciertos aspectos se puede hablar de uno u otro tipo de auditoría, los más comunes son:

• Financiera: La auditoría financiera es una revisión de los estados financieros similar a la auditoría externa. Su objetivo es expresar una opinión sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la situación actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

• Verifica: El objetivo de la auditoría verifica es la revisión de la ejecución y puesta en práctica de los sistemas, políticas y procedimientos establecidos por la dirección.

• Operativa: Es mas bien una actitud mental del auditor. Se trata del control sobre las actividades desarrolladas por una sociedad. Es un enfoque de la auditoría encaminado a examinar los datos como medio para mejorar las actividades de la comunidad.

• Especial: La dirección general u órgano competente fija en concreto el objetivo y el alcance del trabajo de la auditoría.

6.- PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORÍA EXTERNA:

Ni en contabilidad ni en auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo matemático, pero con el transcurso del tiempo se ha ido admitiendo una serie de axiomas fundamentales de carácter técnico - profesional. La auditoría externa, en la presentación de los estados financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados. De acuerdo con este planteamiento y para conservar estos principios, se suelen resumir en cuatro:

• Exposición: Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la Comunidad.

• Uniformidad: la base utilizada en la preparación de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente.

• Importancia o materialidad: Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia económica o materialidad de las partidas.

• Moderación: De dos o más posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que dé los resultados más desfavorables.

 7.- NORMAS DE LA AUDITORÍA EXTERNA:

Las normas técnicas de auditoría de cuentas constituyen los principios y requisitos que necesariamente tiene que observar el auditor en el desempeño de su función y sobre las que deben basarse las actuaciones necesarias para expresar una opinión técnica responsable. Las normas de auditoría suelen resumir en tres grupos:

A.- NORMAS GENERALES: Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor de y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de auditoría: Realización por una persona competente, Realización por una persona independiente, Cuidado profesional en la realización del trabajo y en la confección del informe. 

B.- NORMAS DE TRABAJO: Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor, regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a los hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales el auditor fundamenta su opinión responsable e independiente: Programación adecuada, Supervisión adecuada, Análisis del control interno para fijar el alcance de la pruebas, Opinión basada en un material y un trabajo razonablemente suficiente. 

C.- NORMAS DEL INFORME: Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoría estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informes, así como los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso: Expresión de si os estados financieros se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados, Expresión de si se han presentado los estados financieros de manera uniforme con respecto al periodo precedente, Exposiciones informativas razonablemente adecuadas a los estados financieros, El informe debe contener un dictamen sobre los estados financieros considerados en su conjunto. 

 8.- PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA EXTERNA: Los procedimientos de auditoría son la serie de trabajos que hay que realizar para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos: 

• Revisión de las actividades en las operaciones. 

• Inspecciones físicas y recuentos. 

• Obtención de pruebas de evidencia. 

• Obtención de pruebas de exactitud. 

• Preparación de reconciliaciones. 

 9.- INFORMACIÓN NECESARIA PARA UNA AUDITORIA EXTERNA: 

Para garantizar el éxito y la eficacia del trabajo realizado es necesaria una programación adecuada del trabajo, ya que se trata de un trabajo selectivo, de aquí que la preparación y planificación del trabajo tenga tanta importancia como la ejecución del mismo. El Acercamiento a la Comunidad: El examen de auditoría debe estar basado en el entendimiento de la Comunidad en cuestión, se puede señalar como principales rasgos a conocer sobre dicha que: 

• Los problemas específicos del cliente y sus esfuerzos por resolverlos. 

• Los cambios recientes en las actividades del cliente.

• La opinión de auditoría se refiere a toda la comunidad, no a sus diferentes partes. Esto se debe de tener muy claro siempre para no perderse en detalles mínimos. 

• El alcance de la auditoría se podrá modificar según cuales hayan sido los resultados de la evaluación inicial. 

• El examen de la auditoría será más eficaz si se pone un mayor hincapié en las áreas de la comunidad que tengan problemas. 

El auditor debe de informarse acerca de las características de la comunidad y del sector en el que esta se encuentra, así como de los antecedentes de esta.